Die Kasse: Der häufigste Angriffspunkt des Finanzamts

Die Kassenführung ist der neuralgische Punkt jeder Betriebsprüfung in der Gastronomie. Das Finanzamt sucht gezielt nach formellen Fehlern – denn schon ein einziger Mangel kann ausreichen, um die gesamte Buchführung zu verwerfen und Hinzuschätzungen vorzunehmen.

Die offene Ladenkasse: Tägliche Kassenberichte sind Pflicht

Viele kleinere Imbisse arbeiten noch mit einer offenen Ladenkasse – also ohne elektronisches Kassensystem. Das ist grundsätzlich zulässig, aber an strenge Voraussetzungen geknüpft.
Die Kassensturzfähigkeit muss jederzeit gegeben sein. Es reicht nicht aus, Einnahmen auf Zetteln zu notieren oder nur wöchentlich in ein Kassenbuch einzutragen. Vielmehr müssen tägliche Kassenberichte auf Basis eines tatsächlichen Auszählens des Bargeldbestands erstellt werden.

Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat im Urteil vom 22.11.2017 (Az. 2 K 2119/15) klargestellt, dass bei Bargeschäften erhöhte Anforderungen an die Kassenführung gelten. Wer überwiegend Bareinnahmen erzielt, muss diese täglich und einzeln aufzeichnen.

Das Finanzgericht Hamburg bestätigte im Urteil vom 16.04.2019 (Az. 6 K 50/18), dass bloße Tagessummen ohne Bestandsabgleich – also ohne Kassenturz – zur Schätzung berechtigen. Fehlt der Nachweis, dass der Kassenbestand täglich gezählt wurde, ist die Buchführung formell mangelhaft.

Praxishinweis: Wenn Sie eine offene Ladenkasse führen, müssen Sie jeden Tag den Bargeldbestand zählen und dokumentieren. Der Kassenbestand am Ende des Tages muss mit den Einnahmen und Ausgaben des Tages übereinstimmen.

Elektronische Registrierkassen: Programmierprotokolle sind zwingend

Bei elektronischen Kassensystemen liegt der Fokus des Finanzamts auf den sogenannten Programmierprotokollen. Diese Protokolle dokumentieren alle Einstellungen und Änderungen am Kassensystem – etwa die Programmierung von Artikeln, Preisen, Steuersätzen und Rabatten.

Fehlen diese Protokolle, ist das ein schwerer formeller Mangel.

Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat im Urteil vom 02.06.2022 (Az. 1 K 2740/19) entschieden, dass das Fehlen von Programmierprotokollen zur Hinzuschätzung berechtigt – selbst wenn die Kasse gebraucht gekauft wurde und der Verkäufer keine Unterlagen übergeben hat. Die Verantwortung liegt beim Betreiber.

Das Finanzgericht Schleswig-Holstein bestätigte im Urteil vom 28.08.2023 (Az. 3 K 25/22), dass fehlende Organisationsunterlagen und die Unterdrückung der Datenspeicherung – etwa wenn keine Daten auf SD-Karte oder USB-Stick gesichert werden – die Beweiskraft der Buchführung erschüttern. Das Gericht sah darin einen gravierenden Mangel, der Schätzungen rechtfertigt.

Praxishinweis: Bewahren Sie alle Kassenunterlagen vollständig auf: Bedienungsanleitung, Ersteinrichtungsprotokoll, alle Programmierprotokolle, Z-Bons, Journaldaten. Wenn Sie eine gebrauchte Kasse kaufen, lassen Sie sich alle Unterlagen vom Verkäufer aushändigen – oder beschaffen Sie sie beim Hersteller.

Videoüberwachung und Datenspeicherung

Moderne Kassensysteme müssen Einzeldaten speichern – also jeden einzelnen Geschäftsvorfall. Eine Verdichtung auf Tagessummen ist nicht zulässig.

Das Finanzgericht Hamburg stellte im Beschluss vom 13.08.2018 (Az. 2 V 216/17) klar, dass ein modernes PC-Kassensystem zur Speicherung von Einzeldaten verpflichtet ist. Eine angebliche „Unzumutbarkeit" wegen des Speicherbedarfs akzeptierte das Gericht nicht.

Besonders gefährlich wird es, wenn Videoaufzeichnungen existieren. Zeigt eine Überwachungskamera, dass Mitarbeiter Umsätze nicht in die Kasse eintippen – etwa bei geöffneter Kassenlade –, ist die Buchführung verworfen. Das Finanzamt kann dann den gesamten Umsatz schätzen.