Wann wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?

Die Betriebsprüfung kann vom Finanzamt anlasslos durchgeführt werden - daher muss auch immer mit ihr gerechnet werden. Allerdings wird eine Betriebsprüfung wahrscheinlicher, wenn der Verdacht besteht, dass ein Unternehmen nicht ordnungsgemäß Buch geführt hat – zum Beispiel im Falle einer fehlerhaften Steuererklärung oder eines fehlerhaften Jahresabschlusses. Um jeden Verdacht von Anfang an zu vermeiden ist daher zu einer äußerst ordentlichen und übersichtlichen Buchführung zu raten

Wer wird geprüft?

Geprüft werden kann jedes Unternehmen. Generell steigt mit der Größe eines Betriebs auch die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung. So werden Großbetriebe oftmals jährlich geprüft, während Kleinstbetriebe nur selten einer Betriebsprüfung unterzogen werden. Bei letzteren werden vor allem Unternehmen geprüft, bei denen überwiegend mit Bargeld bezahlt wird – etwa Restaurants, Einzelhändler oder Friseure. Hier vermutet das Finanzamt, dass nicht alle Bargeldeingänge ordnungsgemäß verbucht werden und daher die Steuererklärungen falsch abgegeben wurden. Um solche Verstöße aufzuspüren, bedienen sich die Betriebsprüfer regelmäßig statistischer oder vergleichender Methoden, die im Einzelfall zu einem unbegründeten Verdacht der Steuerhinterziehung führen können.

Wie läuft die Prüfung ab?

Die wichtigsten Eckdaten der Prüfung können Sie schon zuvor der Prüfungsanordnung entnehmen: Dort werden der Name des Prüfers, die zu prüfenden Steuerarten und der relevante Steuerzeitraum sowie der Beginn der Steuerprüfung genannt. Geprüft wird normalerweise in den Geschäftsräumen des Unternehmens. Nur wenn dort eine Prüfung nicht möglich ist – etwa aus Platzmangel – kann auf einen anderen Prüfungsort, wie zum Beispiel auf das Finanzamt oder auf die Räumlichkeiten des Steuerberaters, zurückgegriffen werden. Der zu prüfende Steuerzeitraum umfasst dabei regelmäßig die letzten drei Jahre.

Ablauf der Prüfung

Wenn der Prüfer am genannten Datum erscheint, muss er sich zunächst ausweisen. Die eigentliche Prüfung beginnt oftmals mit einer Begehung der Betriebsräumlichkeiten, um sich einen ersten Überblick über die Situation im Unternehmen zu verschaffen. Daraufhin wird der Prüfer mit der Sichtung der prüfungsrelevanten Unterlagen beginnen. Sie sind hierbei zur Mitwirkung verpflichtet. Das heißt, dass Sie dem Prüfer auf Anfrage die entsprechenden Unterlagen in lesbarer Form aushändigen und ihm einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellen müssen. Die Dauer einer solchen Prüfung variiert sehr stark und hängt vom Umfang der zu prüfenden Unterlagen ab. Bei Kleinbetrieben ist eine Dauer von mehr als zwei Tagen jedoch unwahrscheinlich

Abschlussgespräch und Prüfbericht

Nach Überprüfung der relevanten Unterlagen kommt es in der Regel zu einem Abschlussgespräch mit dem Betriebsprüfer. Hierbei werden die Prüfungsfeststellungen erörtert, was Ihnen die Gelegenheit gibt, zu den Prüfungsergebnissen Stellung zu nehmen. Möglich ist insbesondere eine sogenannte tatsächliche Verständigung. Hierbei einigen sich der Steuerpflichtige und das Finanzamt über die tatsächliche Bewertung eines Besteuerungssachverhalts. Hieran kann das Finanzamt ein Interesse haben, wenn die Klärung des Sachverhalts nur sehr schwer möglich ist und lange juristische Auseinandersetzungen drohen. Daher sollten Sie sich für diese Verhandlungen auf einen Experten verlassen und mit diesem gemeinsam das Abschlussgespräch führen. Schlussendlich erstellt der Prüfer einen Prüfbericht, auf dessen Grundlage in den meisten Fällen ein geänderter Steuerbescheid ergeht. Auch wenn sich nichts an der Besteuerung ändern sollte – was nur selten der Fall ist – erhalten Sie hierüber Mitteilung.