Einleitung: Unangenehme Überraschung für Bargeldbranchen

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Bargeldintensive Betriebe – ob Gastronomie, Einzelhandel, Imbiss, Friseur, Taxi oder Kiosk – laufen Gefahr, unangekündigten Besuch vom Finanzamt zu bekommen. Seit 2018 darf die Finanzverwaltung jederzeit und ohne Voranmeldung eine Kassennachschau durchführen. Dieses Instrument zielt speziell auf Branchen mit hohem Bargeldumsatz ab, da hier Manipulationsmöglichkeiten an den Kassenaufzeichnungen bestehen. Für viele Unternehmer, darunter auch zahlreiche türkischstämmige Geschäftsleute in Gastronomie und Handel, bedeutet dies ein erhöhtes Prüfungsrisiko. Im Folgenden erfahren Sie, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, wie eine Kassennachschau abläuft, und wie Sie Ihr Unternehmen schützen können.

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Gesetzlicher Rahmen der Kassennachschau (§ 146b AO)

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Die Kassennachschau ist in § 146b der Abgabenordnung (AO) geregelt und zum 1. Januar 2018 in Kraft getreten. Sie ermöglicht dem Finanzamt, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sowie der Kassenaufzeichnungen unangekündigt in den Geschäftsräumen zu prüfen. Wichtig: Die Kassennachschau ist keine vollständige Betriebsprüfung im Sinne des § 193 AO, sondern ein eigenständiges Verfahren. Daher braucht es keine Prüfungsanordnung und keine Vorankündigung. Der Prüfer kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten einfach erscheinen, sich ausweisen und mit der Prüfung beginnen.

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Zweck der Kassennachschau ist es, zeitnah Unstimmigkeiten aufzudecken, bevor sie in einer großen Betriebsprüfung untergehen. Gibt es Hinweise auf Manipulation oder schwere Mängel, darf der Prüfer sogar ohne weitere Ankündigung in eine Außenprüfung übergehen. Dann wird aus der spontanen Kassenprüfung eine umfassende Betriebsprüfung – meist kein gutes Vorzeichen für den Steuerpflichtigen. Umgekehrt gilt laut Vertrauensschutz (§ 158 AO): Solange Ihre Bücher formal und materiell ordnungsgemäß sind, müssen sie der Besteuerung zugrunde gelegt werden. Kleinere formelle Fehler allein berechtigen das Finanzamt noch nicht zur Schätzung, sofern kein Anlass besteht, an der sachlichen Richtigkeit der Kassenaufzeichnungen zu zweifeln. Dieses Prinzip betont der Bundesfinanzhof immer wieder – Schätzungen sind nur bei tatsächlichen Zweifeln oder schweren Mängeln zulässig, nicht bloß aufgrund technisch „manipulierbarer“ Kassen.

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Ordnungsgemäße Kassenführung: Offene Ladenkasse vs. Registrierkasse

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Ein zentraler Unterschied in der Kassenführung ist, ob Sie eine offene Ladenkasse (z.B. Bargeldschublade oder Kassenkiste) oder ein elektronisches Kassensystem nutzen. Gesetzliche Vorschriften schreiben keine bestimmte Kassenart vor – eine offene Barkasse ist weiterhin zulässig. Auch gibt es keine generelle Registrierkassenpflicht in Deutschland: Unternehmer können frei entscheiden, ob sie Barumsätze manuell mit offener Kasse oder elektronisch mit Registrierkasse/PC-Kasse erfassen. Es ist sogar erlaubt, wieder von einer elektronischen Kasse auf eine offene Kasse umzusteigen. Doch Achtung: Unabhängig vom Kassentyp gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Ein Kassenbuch oder tägliche Kassenberichte sind Pflicht. Der Kassenbestand muss zu jeder Zeit mit den Aufzeichnungen abstimmbar sein (Stichwort Kassensturzfähigkeit).

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Bei offener Ladenkasse entfällt in bestimmten Fällen die Einzelaufzeichnung jedes Geschäfts: Verkaufen Sie gegen Bargeld an eine Vielzahl unbekannter Kunden (z.B. im Einzelhandel, Markt, Imbiss), ist es aus Zumutbarkeitsgründen nicht erforderlich, jeden Kleinverkauf einzeln zu verbuchen. In solchen Fällen genügen tägliche Gesamtaufzeichnungen (Tageslosung mit Kassenbericht). Diese Ausnahmeregel greift ausschließlich bei offenen Kassen – verwenden Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem, gilt immer die Einzelaufzeichnungspflicht. Das heißt: In Registrierkassen müssen alle Umsätze einzeln gespeichert werden. Offene Kassen bieten hier Erleichterung, aber nur solange tatsächlich viele Barverkäufe an Laufkundschaft vorliegen und dies plausibel nachgewiesen wird. Wer eine offene Kasse führt, sollte also sorgfältig jeden Tagesumsatz via Kassenbericht dokumentieren und den Bargeldbestand täglich zählen. Fehler wie rechnerische Differenzen oder fehlende Belege können schnell den Verdacht unvollständiger Erfassung begründen.

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Elektronische Kassensysteme (Registrierkasse, PC-Kasse, Tablet-Kasse etc.) unterliegen seit dem Kassengesetz verschärften Anforderungen. Hier einige Stichpunkte, was ein digitales Kassensystem erfüllen muss:

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• TSE-Pflicht: Seit 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die TSE protokolliert alle Kassenvorgänge manipulationssicher. Ältere Kassengeräte ohne TSE durften nur übergangsweise weiterbetrieben werden und sind inzwischen nicht mehr erlaubt (Ausnahme: wenn technisch nicht nachrüstbar, max. bis Ende 2022). Wer weiterhin ein nicht TSE-konformes System nutzt, begeht eine Ordnungswidrigkeit und riskiert ein Bußgeld bis zu 25.000 €.

• Belegausgabepflicht: Ebenfalls seit 1. Januar 2020 gilt die Pflicht, bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems jedem Kunden einen Beleg bereitzustellen (auf Papier oder elektronisch). Der Kunde muss den Bon zwar nicht mitnehmen, aber der Unternehmer muss ihn erstellen und auf Verlangen vorzeigen können. Der Kassenbon muss bestimmte Mindestangaben enthalten (u.a. Transaktionszeitpunkt, Betrag, Steuersatz, fortlaufende Belegnummer und TSE-Seriennummer). Nur in Ausnahmefällen (unzumutbare Härte, z.B. bei Verkauf an sehr viele unbekannte Kunden wie im Bäckerhandwerk) kann man sich auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien lassen – solche Befreiungen werden jedoch von den Finanzämtern sehr restriktiv gehandhabt.

• DSFinV-K und Datenzugriff: Elektronische Kassensysteme müssen die aufgezeichneten Kassendaten jederzeit unverzüglich lesbar und digital auswertbar bereitstellen können. Für Prüfungen (sei es Kassennachschau oder Betriebsprüfung) ist ein standardisiertes Export-Format vorgeschrieben, nämlich die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K). Die Finanzbehörde soll in der Lage sein, alle Einzelumsätze und Journaldateien maschinell auszuwerten. Praktisch bedeutet dies: Ihre Kasse muss einen Datenexport (z.B. auf USB-Stick) ermöglichen, den der Prüfer in seine Systeme einlesen kann. Tipp: Testen Sie regelmäßig, ob Sie einen solchen DSFinV-K Export erstellen können, und halten Sie die nötigen Zugangsdaten bereit.

• Verfahrensdokumentation: Ein oft übersehener Aspekt ist die Verfahrensdokumentation. Für jedes elektronische Kassensystem verlangt die Finanzverwaltung eine aktuelle Dokumentation, die u.a. beschreibt, wie das Kassensystem eingesetzt wird, welche Bedienungs- und Programmiermöglichkeiten existieren und wie die Daten gesichert werden. Diese Doku sollte Angaben zum Kassentyp (Hersteller, Modell, Seriennummer), zur eingesetzten Software-Version, zu Nutzungszeiten, Bedienungsanleitungen, Schulungsunterlagen etc. enthalten. Bei einer Kassennachschau wird oft direkt danach gefragt – liegt keine Verfahrensdokumentation vor, werten Prüfer das als schwerwiegenden Mangel. Fehlende Dokumentation kann den Vertrauensschutz erschüttern und eine Schätzung nach sich ziehen.

 

Zusammengefasst: Offene Ladenkasse erfordert disziplinierte manuelle Aufzeichnungen (tägliche Kassenberichte, Zählprotokolle), bietet aber Erleichterung bei Kleinstumsätzen. Elektronische Kasse bietet Komfort, verlangt aber strikte technische Sicherheit (TSE), Belegausgabe und umfassende Dokumentation. Beide Systeme müssen so geführt sein, dass ein Prüfer lückenlos nachvollziehen kann, dass alle Einnahmen erfasst wurden.

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Ablauf einer Kassennachschau: Rechte, Pflichten und Prüfungsumfang

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Eine Kassennachschau läuft typischerweise folgendermaßen ab: Ohne Vorwarnung betritt ein Amtsträger des Finanzamts während der Geschäftszeiten das Geschäft. Er weist sich mit Dienstausweis aus und erklärt, dass er eine Kassennachschau durchführt. Der Unternehmer bzw. das Kassenpersonal ist nun verpflichtet, Auskunft über die Kassenführung zu geben und Zugang zur Kasse zu gewähren. Konkret darf der Prüfer verlangen, dass man die Kassenbücher, Aufzeichnungen und Belege vorlegt – sowohl in Papierform als auch digital. Bei elektronischen Kassensystemen kann er einen sofortigen Kassensturz durchführen (Abgleich Soll-Ist-Bestand der Kasse) und einen Datenzugriff verlangen, z.B. durch Auslesen der Kassendaten über die digitale Schnittstelle.

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Rechte des Prüfers bei der Kassennachschau umfassen unter anderem:

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• Sichtprüfung der Kasse: Der Prüfer kann die Kassenlade zählen (bzw. zählen lassen) und den aktuellen Kassenbestand mit den Aufzeichnungen vergleichen. Eine erhebliche Differenz wäre ein Alarmzeichen. Ebenso kann er prüfen, ob fortlaufende Belegnummern gezogen wurden (bei elektronischen Bons) oder ob Stornos sichtbar sind.

• Prüfung digitaler Unterlagen: Bei Registrierkassen darf er Kassenspeicher und TSE-Daten einsehen. Er kann einen sofortigen Datenexport anfordern oder vor Ort Daten auf seinem Laptop auswerten. Auch das Scannen oder Fotografieren von Belegen und Unterlagen ist erlaubt.

• Befragung des Personals: Der Prüfer kann Fragen stellen – etwa nach dem täglichen Kassenabschluss, nach dem Umgang mit Trinkgeldern, Stornos oder Trainingsbuchungen. Er darf auch einen Testkauf durchführen oder die Kassenbedienung beobachten, um zu sehen, ob Belege ausgegeben werden.

• Verlangen von Erklärungen: Wenn Unregelmäßigkeiten auffallen (z.B. Fehlbeträge, ungeklärte Umbuchungen), kann er vom Steuerpflichtigen Erklärungen oder Nachweise verlangen. Etwa: Warum fehlt ein Z-Bericht? Wieso gibt es Negativeinträge? Wo ist das Einrichtungsprotokoll der Kasse?

 

Pflichten des Unternehmers bei einer Kassennachschau sind korrespondierend: Sie müssen den Prüfer nicht vor die Tür setzen dürfen – im Gegenteil, Kooperation ist geboten. Verweigern Sie den Zugang zu Kasse oder Unterlagen, darf der Prüfer sofort die gesamte Betriebsprüfung einleiten. In so einem Fall käme ein schriftlicher Hinweis auf den Übergang zur Außenprüfung, und der Prüfer könnte umfangreicher prüfen als nur die Kasse. Daher empfiehlt es sich, ruhig und kooperativ zu bleiben. Sie müssen zwar keine Fragen zur Geschäftslage außerhalb der Kassenführung beantworten (der Prüfer soll sich auf Kassenthemen beschränken), aber alle kassenbezogenen Auskünfte und Unterlagen sollten Sie griffbereit haben. Dazu gehören z.B. aktuelle Kassenberichte, Kassenbuch, Programmiervorgänge der Kasse, TSE-Bescheinigung, Bedienungsanleitung und Verfahrensdokumentation.

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Die Kassennachschau findet vor Ort im Betrieb statt und nur während der branchenüblichen Geschäftszeiten. Was als „üblich“ gilt, richtet sich nach Ihrer Branche – in der Gastronomie also auch abends oder am Wochenende, wenn geöffnet ist. Außerhalb der Öffnungszeiten (z.B. nachts) müssen Sie niemanden reinlassen. Der Prüfer darf auch nur Geschäftsräume betreten, keine privaten Wohnräume (es sei denn, die Kasse wird dort geführt, was selten ist).

In der Praxis dauert eine Kassennachschau oft nur wenige Stunden. Im besten Fall teilt der Prüfer Ihnen am Ende mündlich mit, dass alles in Ordnung war – dann ist die Sache erledigt und es folgt kein Bescheid. Stellt er Mängel fest, hat das jedoch direkte Konsequenzen.

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Typische Beanstandungen und Folgen (Hinzuschätzungen)

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Erfahrungsgemäß treten in Kassennachschauen immer wieder ähnliche Beanstandungen auf. Hier einige typische Fehler und Versäumnisse, die Prüfer beanstanden – und die schnell zu Hinzuschätzungen führen können:

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• Kassenbestand stimmt nicht: Der Soll-Bestand laut Kassenbuch weicht vom tatsächlich gezählten Bargeld ab. Überschüsse oder Fehlbeträge ohne Erklärung gelten als Hinweis auf ungeklärte Einnahmen oder Entnahmen.

• Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen: Bei offener Ladenkasse fehlen tägliche Kassenberichte, oder es wurden an einigen Tagen gar keine Aufzeichnungen gemacht. Bei Registrierkassen fehlen Einzelaufzeichnungen oder es wurden Umsätze nur summarisch erfasst (Verdichtung). Solche formellen Mängel erschüttern die Beweiskraft der Buchführung und berechtigen das Finanzamt zur Schätzung.

• Verstoß gegen Einzelaufzeichnungspflicht: Ein häufiger Befund ist, dass trotz Einsatz einer Registrierkasse keine Einzelbons vorliegen oder massive Nutzung des Storno/Trainingsmodus erkennbar ist. Wenn Umsätze außerhalb der TSE aufgezeichnet wurden (z.B. im Training-Modus, der nicht gespeichert wird), wertet das Finanzamt dies als schweren Mangel.

• Kein TSE-Nachweis oder nicht aktive TSE: Ist keine zertifizierte Sicherheitslösung im Einsatz oder wurde die TSE nicht ordnungsgemäß installiert, liegt ein klarer Verstoß gegen § 146a AO vor. Neben dem Bußgeldrisiko führt dies dazu, dass sämtliche Kassendaten als manipuliert gelten könnten. Oft wird dann ein Hinzu­schätzungsbetrag angesetzt, um das vermeintlich nicht erfasste Einkommen abzudecken.

• Belegausgabepflicht missachtet: Prüfer testen gern, ob Kunden ein Bon angeboten wird. Wird systematisch kein Beleg erstellt (etwa in der Gastronomie trotz elektronischer Kasse), liegt ein Pflichtverstoß vor. Dieser kann geahndet werden und lässt zugleich vermuten, dass Umsätze nicht aufgezeichnet werden – was wiederum zu Zuschätzungen führen kann.

• Fehlende Verfahrensdokumentation: Kann der Unternehmer auf Nachfrage keine Dokumentation zum Kassensystem vorlegen, wertet das Finanzamt dies als strukturellen Mangel. Ohne Dokumentation ist die Nachvollziehbarkeit eingeschränkt; in der Rechtsprechung gilt das Fehlen oft als Indiz, dass etwas verheimlicht werden soll. Die Finanzverwaltung sieht darin einen Anlass, die formale Ordnungsmäßigkeit zu verneinen und entsprechend Erträge hinzuzuschätzen.

• Organisatorische Mängel: Dazu zählen z.B. mehrere parallele Kassen ohne saubere Trennung, privat geführte Neben-Kassenbücher, ungeklärte Differenzen zwischen Kassenbuch und Bankeinzahlungen, oder nicht erfasste Gutscheine/Trinkgelder. Jede Unstimmigkeit kann als Verdacht auf Steuerverkürzung gewertet werden.

 

Die Folgen solcher Beanstandungen reichen von Hinzuschätzungen einzelner Tage oder Betriebsprüfungszeiträume bis hin zur Vollschätzung der gesamten Erlöse. Eine Hinzuschätzung bedeutet, dass das Finanzamt einen pauschalen Sicherheitszuschlag oder bestimmte Beträge zu Ihren erklärten Umsätzen addiert, um vermeintlich nicht erfasste Einnahmen zu besteuern. Beispielsweise könnten pauschal 5–10% der Barumsätze hinzugerechnet werden, wenn Aufzeichnungen unvollständig sind. Eine Vollschätzung geht noch weiter: Hier werden Ihre kompletten Buchführungszahlen verworfen und die Besteuerungsgrundlagen völlig neu (oft deutlich höher) geschätzt – ein Albtraum für jeden Unternehmer. Vollschätzungen kommen aber nur bei schweren Mängeln in Betracht, etwa wenn Kassenaufzeichnungen nahezu komplett unverwertbar sind oder offensichtliche Manipulation vorliegt.

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Neben Steuernachzahlungen drohen auch Bußgelder und in gravierenden Fällen Steuerstrafverfahren. Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung (z.B. fehlende TSE, keine Belege) können mit bis zu 25.000 € Bußgeld geahndet werden – unabhängig davon, ob tatsächlich Steuern hinterzogen wurden. Sollte sich aus den Kassendaten ein Verdacht auf Steuerhinterziehung ergeben (z.B. systematisches Löschen von Umsätzen), kann sogar ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Die Kassennachschau ist also keineswegs harmlos: Sie entscheidet über den weiteren Vertrauensschutz Ihrer Buchführung (§ 158 AO) und kann erhebliche finanzielle sowie rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

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Verteidigungsstrategien und Vermeidung von Schätzungsbescheiden

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Die beste Verteidigung gegen Probleme bei der Kassennachschau ist eine präventiv saubere Kassenführung. Unternehmer in bargeldlastigen Branchen sollten frühzeitig vorbeugen, um gar nicht erst ins Visier kritischer Prüfer zu geraten. Dazu einige Praxistipps:

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• Kassenführung auf den Prüfstand stellen: Überprüfen Sie regelmäßig gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, ob Ihre Kassenaufzeichnungen den aktuellen Anforderungen entsprechen. Stimmen Soll- und Ist-Bestand? Werden alle Einnahmen zeitnah erfasst? Gibt es fortlaufende Belegnummern? Eine interne Kassenrevision in regelmäßigen Abständen kann Schwachstellen aufdecken, bevor es das Finanzamt tut.

• Schulungen und Sensibilisierung: Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Mitarbeiter (Kellner, Verkäufer, Kassierer) über die Belegausgabepflicht und korrekte Kassenbedienung Bescheid wissen. Jeder Bon muss raus, Stornos nur nach dokumentierter Begründung, keine Buchung am Finanzamt vorbei. Schulung in der Kassenführung ist gerade in Gastronomie und Handel mit oft wechselndem Personal essenziell.

• Verfahrensdokumentation führen: Legen Sie eine Verfahrensdoku für Ihr Kassensystem an und halten Sie diese aktuell. Im Zweifel helfen hier Vorlagen von Kassenherstellern oder Steuerberatern. Bei einer Kassennachschau sollten Sie die Doku dem Prüfer sofort vorlegen können, um Professionalität zu demonstrieren.

• Technik auf dem neuesten Stand: Nutzen Sie ein zertifiziertes Kassensystem und pflegen Sie es. Sorgen Sie dafür, dass die TSE läuft und nicht abgelaufen ist (Zertifikate erneuern sich nicht von selbst nach 5 Jahren). Führen Sie regelmäßig Updates der Kassensoftware durch, damit etwaige Logs vollständig erhalten bleiben. Und seit 2025: Vergessen Sie nicht, Ihr Kassensystem dem Finanzamt zu melden (Meldepflicht gemäß § 146a Abs. 4 AO) – diese neue Pflicht dient der Transparenz und sollte unbedingt erfüllt werden.

• Dokumentation von Besonderheiten: Gibt es in Ihrem Betrieb Bargeld-Besonderheiten (Trinkgeld, Wechselgeldkasse, Tageseinnahmen werden nachts weggeschlossen etc.), dann dokumentieren Sie diese Abläufe nachvollziehbar. So können Sie im Prüfungsfall erklärend reagieren, falls Unklarheiten auftauchen.

 

Wenn trotz aller Sorgfalt das Finanzamt einen Schätzungsbescheid schickt oder eine Vollschätzung vornimmt, zögern Sie nicht, rechtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein auf Steuerrecht spezialisierter Rechtsanwalt kann den Schätzungsansatz überprüfen und ggf. durch Einspruch anfechten. Oft lassen sich Schätzungen angreifen – etwa weil die Finanzbehörde Unverhältnismäßigkeit oder Branchenbesonderheiten nicht beachtet hat. So hat der BFH klargestellt, dass allein die Nutzung eines alten, technisch manipulierbaren Kassensystems nicht automatisch eine Vollschätzung rechtfertigt, wenn keine konkreten Manipulationen nachgewiesen wurden. Hier lohnt es sich, genau hinzusehen: Nicht jede Abweichung erlaubt dem Finanzamt, ins Blaue hinein zu schätzen. Ein Anwalt kann argumentieren, dass geringe formelle Mängel keinen Ertragseinbruch plausibel machen, und so eine Herabsetzung oder Aufhebung der Hinzuschätzung erreichen.

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Neben dem Einspruch gegen den Steuerbescheid (im Besteuerungsverfahren) kann ggf. auch Einspruch gegen die Prüfungsanordnung einer überraschend ausgeweiteten Außenprüfung geprüft werden. Zwar erlaubt § 146b AO den nahtlosen Übergang zur Betriebsprüfung ohne Ankündigung, doch müssen dabei die formalen Spielregeln (schriftlicher Hinweis auf Prüfungsbeginn, Umfang etc.) eingehalten werden. Wurden Verfahrensfehler begangen, kann ein Rechtsbehelf ansetzen. Zudem sollte – falls hohe Nachforderungen im Raum stehen – ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung gestellt werden, um Zahlungen aufzuschieben, bis der Streit geklärt ist.

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Fazit: Bereiten Sie Ihren Betrieb vor, als könnte morgen der Prüfer vor der Tür stehen. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist der beste Schutz vor Steuerschätzungen und Strafrisiken. Sollten dennoch Beanstandungen auftreten, stehen Ihnen mit Einspruch und notfalls Klage effektive Rechtsbehelfe zur Verfügung. Gerade in Bargeldbranchen wie der Gastronomie (oft von Migrantenfamilien geführt) zahlt sich Prävention aus – im wahrsten Sinne des Wortes. Im Ernstfall gilt: Bewahren Sie Ruhe, bestehen Sie auf Ihren Rechten, und holen Sie frühzeitig fachkundigen Rat ein. Als Anwalt für Steuerrecht unterstützen wir Sie dabei, Schätzungen abzuwehren und Ihre Kassenführung rechtssicher zu gestalten – damit eine Kassennachschau gar nicht erst zum Albtraum wird.